Levar os moradores de um condomínio a participar das assembleias condominiais nem sempre é uma tarefa fácil, depende muito da consciência dos condôminos sobre a importância em participar da reunião de condomínio e também do esforço do síndico em demonstrar essa importância e convocar os moradores da maneira correta para aumentar a participação de todos nas assembleias condominiais.
Pesquisas mostram que apenas 15% dos moradores comparecem às assembleias, sendo que os motivos para a ausência são os mais variados. Vão desde o fato de não querer envolver-se e tomar posição em determinados assuntos, desinteresse pelos assuntos levantados na convocação, falta de tempo, apresentação de procurações, até a ineficácia da reunião, na qual os assuntos debatidos não seguem a pauta ou se tornam repetitivos.
Algumas táticas podem elevar o número de participantes e ajudar o síndico na tarefa de atrair seus condôminos:
Confira 6 dicas para uma assembleia condominial com mais participantes:
1. Convocação para a reunião de condomínio
Deve estar de acordo com o Regimento Interno e ser feita com, no mínimo, 10 dias de antecedência da data da reunião. Procure fixá-la em áreas de visualização comum, como murais e elevadores. Além disso, cada morador deve receber uma notificação na sua unidade.
Saiba mais sobre este assunto:
2. Edital de Convocação
O edital deve conter, no máximo, 6 itens em pauta para serem discutidos e estipular o tempo máximo de duração da reunião, lembrando ao morador que a presença dele é indispensável, pois os assuntos pertinentes ao condomínio também são de responsabilidade dele. Chamar a reunião para discutir os assuntos mais importantes e relevantes.
3. Data e horário
A escolha da data é fundamental. Fuja das noites que tem jogo de futebol, vésperas de feriados e datas comemorativas. Isso diminui a participação nas reuniões.
O dia da semana também deve ser cuidadosamente considerado: entre segunda e quarta-feira as pessoas estão mais disponíveis para participar destas reuniões. Alguns condomínios preferem agendar na quinta-feira, porém, vale lembrar a questão da proximidade com algum feriado. Os finais de semana nunca são boa escolha.
O horário deve ser marcado fora do horário comercial, quando a maioria dos moradores está trabalhando. Um bom horário é entre 20h e 20h30 para que não termine muito tarde. As chamadas devem ter dois horários, sendo que o primeiro deve ser 30 minutos antes do previsto para início da reunião.
4. Procurações
O uso de muitas procurações, embora previsto em Lei, prejudica as tomadas de decisão nas reuniões. O indicado é que se coloque um número limite de procurações por reunião. No caso de não haver previsão no Regimento Interno, o importante é que haja pelo menos a presença de 2/3 do total de condôminos para aprovar as alterações na convenção. Isso poderá diminuir reclamações a respeito de decisões tomadas nas reuniões.
Saiba mais sobre este assunto:
5. Alimentação
Não há necessidade de servir algum tipo de alimentação durante a reunião, porém pode ser um bom atrativo. Neste caso, um café, água e algumas bolachinhas são suficientes.
6. Foco
Para aumentar a credibilidade e participação nas reuniões, é importante que se mantenha o foco, sejam discutidos os assuntos que estavam determinados na pauta e convocação e que possíveis desvios sejam imediatamente refutados.
O síndico e a reunião de condomínio
A responsabilidade do síndico se estende desde a elaboração de uma convocação atraente e clara até a comunicação posterior dos itens que foram discutidos e aprovados na reunião do condomínio.
É importante que o síndico esteja sempre bem informado acerca do que ocorre no condomínio. Isso fará com que as convocações contenham assuntos que chamem a atenção dos moradores e desperte o interesse na participação nas assembleias, além de ajudá-lo a dirimir facilmente possíveis conflitos durante as reuniões.
Durante a reunião, o papel do síndico é de mediador. Ele deve manter a ordem e cuidar para que todos tenham a oportunidade de se expressar, desde que dentro do proposto em pauta. Eventuais assuntos fora da pauta poderão ser discutidos após a reunião.
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