Não é raro vermos reunião de condomínio acabar em pancadaria. Não que este seja seu caso, mas nunca é demais preparar bem este encontro, ser firme e profissional nas apresentações, saber responder perguntas e apartar as discussões mais calorosas se for o caso. Veja nossas dicas sobre como conduzir uma assembleia de condomínio.
O primeiro e maior desafio é conseguir representantes de todas as unidades condominiais.
A vida corrida de hoje em dia, dias e horários que não batem nas agendas e a falta de compromisso com temas tão importantes e que impactam toda a comunidade estão entre os motivos que levam à falta de quórum.
Diante deste quadro, quanto mais organizado for o síndico, maiores as chances de contar com maior participação.
Veja, a seguir, dicas de como conduzir uma assembleia de condomínio de forma produtiva e esclarecedora.
E o melhor de tudo: rápida e sem atritos entre os presentes.
Tudo começa no agendamento e nos convites
Sempre que houver assembleia, é responsabilidade do síndico e administradora convocar todos os condôminos. Está no Código Civil.
É importante certa antecedência — geralmente, são 10 dias —, para que todos possam se programar e participar.
Os canais da comunicação são os mais variados: e-mail, circular nos elevadores e hall de entrada, impresso embaixo das portas, reforço no grupo de whatsapp…
Enfim, quanto mais divulgação, melhor possibilidade de participação efetiva.
Na convocação, devem constar informações como data da emissão do convite, pauta com os assuntos a serem tratados e tempo estimado para a discussão de cada tema.
Isso evita longos debates que não levam a lugar algum.
Ao final, devem ser colocados local e horário da primeira e segunda convocações.
Temos um post completíssimo sobre esse assunto (inclusive com um modelo de convocação!). Confira aqui.
Como conduzir uma assembleia de condomínio
Assim que todos estiverem presentes, o síndico deve dar as boas-vindas, ler a pauta de assuntos prevista e iniciar oficialmente a assembleia.
Se houver alguma apresentação, como prestação de contas, por exemplo, o ideal é levar um power point para exibir numa tela ou parede branca.
Se não houver projetor, vale usar a criatividade e levar alguns impressos para que os condôminos possam acompanhar o que está sendo apresentado.
Isto ajuda bastante a manter a atenção de todos.
E dá maior credibilidade ao síndico, demonstrando boa vontade em ser entendido e capricho na organização do material.
Vale destacar aqui que, muitas vezes, as pessoas têm maior facilidade de compreensão dos conteúdos quando exibidos desta forma.
Depois, basta manter a ordem para a exposição dos temas.
O síndico deve conduzir as conversas e sempre se mostrar disposto a tirar dúvidas e ouvir as opiniões discordantes.
É fundamental que todos se sintam confortáveis pra expor suas próprias opiniões.
Outro detalhe que pode contribuir é a presença de um representante da administradora pra ajudar na condução da reunião.
Este suporta o síndico com informações, passa a lista de presença e anota tudo que é discutido para, posteriormente, redigir a ata da assembleia e divulgar a todos.
Como acalmar os ânimos durante as discussões mais acaloradas?
Os condôminos não podem falar o que quiserem e do modo que preferirem.
Mas é comum que alguns ânimos se alterem diante de decisões polêmicas e/ou que estejam relacionadas a maiores investimentos ou despesas.
Ou até mesmo episódios que envolvam falta de ética ou possíveis fraudes.
Nestes momentos, torna-se imprescindível o bom senso e jogo de cintura do síndico.
Ele deve acalmar os ânimos sem tomar partido. E nunca se envolver emocionalmente também.
O que fazer para evitar assuntos e discussões fora da pauta?
Como já dissemos, quando colocado na pauta de assuntos os temas e seus respectivos tempos de discussão, já se evita que outros temas entrem na roda.
Porém, muitas vezes, há ocorrências ou pendências e sugestões que aparecem conforme a assembleia vai se desenvolvendo.
Novamente, o síndico tem um papel importante.
Ele deve se mostrar atento, não impedindo rigidamente as interrupções para os assuntos gerais.
Cabe a ele, ainda, tentar esclarecer os eventuais questionamentos.
E se a situação se prolongar, ele deve pedir que o assunto seja debatido numa próxima reunião.
Demonstrando que organização e cumprimento da pauta são condições intrínsecas a uma assembleia com hora pra começar e pra acabar.
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