Vários motivos podem levar à necessidade de troca de gestão no condomínio. Independentemente de qual seja, é fundamental que a transição ocorra de forma organizada e transparente e, se possível, com tranquilidade para não impactar negativamente no cotidiano dos envolvidos. A mudança na gestão condominial vai depender de uma série de documentos e procedimentos que precisam ser adotados. Vamos conferir tudo isso com mais detalhes.
Quando falamos em troca de gestão no condomínio estamos nos referindo à mudança da administradora contratada, do síndico ou de ambos. Como veremos, toda a documentação exigida será importante para que seja possível fazer um estudo completo da situação atual do condomínio. Tudo para que uma nova gestão possa iniciar o trabalho ciente do estado das coisas.
Quais os documentos necessários para a de troca de gestão no condomínio?
A atual administradora deverá entregar, na transição da gestão e troca de empresa prestadora de serviços, todos os documentos relacionados ao período em que atuou como responsável.
A prestação de contas será feita por meio dos seguintes documentos:
- Pagamentos de contas;
- Benefícios trabalhistas e tributos;
- Circulares entregues;
- Cartas de comunicação;
- Cadastro atualizado de condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
- Livro de Atas;
- Cartão do CNPJ;
- Convenção Condominial e Especificação;
- Relatório da Última Emissão de Boletos;
- Livro de Registro de Empregados e Balancetes;
- Carta com a listagem de todos os documentos entregues, protocolada pelo síndico.
Estes documentos citados até agora precisam ser entregues à nova empresa que vai administrar o condomínio a partir de então. Portanto, a documentação não fica mais sob o poder da administradora antiga. Esta é uma obrigatoriedade. Se isso não for feito, a futura empresa pode notificar a administradora anterior para que entregue tudo dentro de um determinado prazo a fim de regulamentar a situação. Se não houver cumprimento, pode ser estabelecida uma pena de ação de busca e apreensão.
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Contratação de auditoria externa
A grande vulnerabilidade de situações que envolvem a troca de gestão condominial é que possíveis irregularidades cometidas pela administradora anterior podem se tornar problemas graves para a que vai tomar posse. Se o condomínio suspeitar que algo tenha sido conduzido por má fé, será preciso contratar uma auditoria externa. Esta decisão, bem como seus custos, precisam ser aprovados em assembleia.
O conselho deliberativo do condomínio e o síndico deverão avaliar, ainda, a necessidade de constituir um advogado e entrar com uma ação judicial ou extrajudicial. Ainda sobre a documentação, importante salientar que a mesma deve ser arquivada durante, no mínimo 5 anos, sendo que os recolhimentos de FGTS e INSS exigem mais tempo de arquivo: no mínimo 35 anos.
E quando a troca é de síndico?
O ideal é que ao estabelecer um novo síndico, este possa ter uma longa conversa com o que está saindo. Os dois serão beneficiados com isso. Trata-se de uma segurança, tanto para quem vai assumir o cargo, quanto para quem está saindo. Neste momento serão esclarecidas eventuais dúvidas e relatadas as atividades em andamento que precisarão ter encaminhamento, como por exemplo, uma obra num espaço comum do condomínio.
Saiba mais:
Quais documentos devem ser entregues pelo síndico que está saindo?
- Apólices de Seguro;
- Cartão de CNPJ;
- Folhas de ponto e documentos de funcionários;
- Laudos PCMSO/PPRA;
- Livro de inspeção do trabalho;
- Escritura de Convenção;
- Regulamento interno;
- Livros de Atas de assembleia;
- Contratos (manutenção, empresas terceirizadas, entre outros);
- Pastas de prestação de contas;
- Planilhas de orçamentos;
- Plantas do condomínio;
- Certificados Operacionais e Ocupacionais (PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização, etc.);
- Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais);
- Carta com a relação de documentos que estão sendo entregues protocolada.
O síndico que sai não deve reter consigo nenhum documento alusivo à sua gestão no condomínio em questão. Se isto ocorrer, o próximo poderá comunicar o não recebimento dos documentos e em primeira instância, amigavelmente, solicitar a entrega. Em caso de constatação de alguma irregularidade nos documentos entregues, o novo síndico deve pedir esclarecimentos ao síndico anterior. Se não houver nenhuma justificativa plausível, ele leva o assunto ao Conselho.
E caso a irregularidade seja comprovada, mas não o ato por má fé, corrige-se o erro. Se houve má fé, o certo é convocar uma assembleia, que poderá ou não aprovar a entrada de uma ação na Justiça contra o síndico anterior.
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