A ata de uma assembleia condominial é o documento que registra os presentes e toda a discussão que ocorre durante a reunião. A ausência de alguns elementos na ata pode levar à sua impugnação, que pode ocasionar a nulidade da assembleia. Para evitar erros, fizemos esse post sobre como fazer uma ata de condomínio!
A assembleia geral
As reuniões de condomínio são convocadas para a discussão de assuntos condominiais.
Ela pode ser ordinária, que é obrigatoriamente anual e discute a prestação de contas, a aprovação do orçamento e a substituição do síndico.
Ela pode ser também extraordinária, convocada para discutir assuntos específicos, demandas que surgem na convivência do condomínio.
Nas duas assembleias, a ata de condomínio é item obrigatório para sua validade, já que servirá como instrumento validador das ações do síndico e como prova em eventuais discussões.
Ata feita à mão
É possível que a ata de condomínio seja feita à mão?
Sim.
Não existe regra que determine que ela deva ser digitada ou obedeça a algum formato específico.
Caso seja feita à mão, recomenda-se sua digitalização e guarda virtual, principalmente em armazenamento em nuvem para que o responsável não a perca caso um HD, pendrive ou outra mídia desapareça.
Em qualquer caso, ela deve ser assinada pelo presidente da mesa e pelo secretário e anexada ao livro de atas.
Aprovação e registro de ata de condomínio
Uma dúvida que aparece bastante dentre síndicos e condôminos é se a ata de condomínio deve ser aprovada e registrada.
Já destacamos que não há normas nas leis brasileiras que tratem especificamente do tema.
Acerca da aprovação, é uma prática comum que as atas sejam aprovadas, mesmo que sejam apenas registros dos fatos da assembleia.
Há duas situações:
- Aprovação da ata na mesma assembleia, mediante assinatura dos condôminos, que devem aguardar a lavratura e a leitura do documento após a reunião;
- Aprovação da ata na próxima assembleia. Neste caso, o documento é lido e ratificado no início da reunião seguinte.
Em algumas convenções, há previsão de que a ata estará tacitamente aprovada se, após seu envio aos condôminos, ninguém se manifestar contrariamente ao seu teor em prazo estipulado.
Sobre o registro, não há obrigatoriedade prevista em lei, mas a convenção pode determinar que determinada ata (ou todas) seja registrada.
Por exemplo, pode haver exigência de registro das atas que atestam decisões que valem contra terceiros (como a ata de eleição de síndico).
Em todo caso, é interessante que o registro ocorra. Se houver perda, extravio ou danos ao livro de atas, é possível recompô-las por meio do registro.
E se não registrar? Ela tem validade?
Sim.
Se as decisões aprovadas na assembleia ocorreram com obediência aos quóruns e procedimentos legais, a ata de condomínio já terá valor legal para os condôminos.
Conteúdo de uma ata de condomínio
A ata de condomínio é um resumo dos assuntos abordados e discutidos na assembleia.
Além deste conteúdo, ela precisa obedecer a requisitos formais.
Podemos considerar que a ata de uma assembleia geral deve conter:
- Data, horário e local da assembleia, com especificação do nome do Edifício;
- Tipo de assembleia (ordinária mensal ou anual, ou extraordinária);
- Itens discutidos, de forma especificada, e a deliberação sobre cada um. O registro dos assuntos e as colocações de cada condômino presente podem ser sucintos;
- Assinatura dos presentes, do Presidente da Mesa e do Secretário (prova que a assembleia obedeceu ao quórum exigido pelas leis);
- Lista de presença com o nome completo e a unidade de todos os presentes (item facultativo, mas que confere maior segurança jurídica ao documento).
É importante que a ata seja clara e objetiva.
Para facilitar o entendimento, ela deve respeitar o andamento da assembleia, registrando a sequência de acontecimentos da reunião.
Destinação da ata
Após a assembleia, é recomendado enviar uma cópia da ata para cada condômino.
Apesar de não haver previsão expressa do Código Civil acerca do prazo para a destinação da ata, adota-se o prazo de 8 dias, que era previsto na antiga Lei dos Condomínios (Lei nº 4.591/64) e consta em várias convenções condominiais.
Algumas convenções ou regimentos internos preveem a necessidade de registrar a ata em cartório. Portanto, se é o caso do seu condomínio, é preciso atentar-se a isso.
Se não for o caso, a ata tem valor legal para os condôminos, independentemente de registro, como já explicamos acima.
A destinação da ata é importante para obedecer ao princípio da transparência, que é o que mantém a confiança entre condôminos e síndicos.
E uma dica: tenha responsabilidade ambiental e envie a ata por meio digital!
Síndico não disponibiliza a ata
Imagine que o síndico não disponibilizou a ata da assembleia após o prazo previsto. E agora?
Essa atitude compromete o princípio da transparência e leva a insatisfação e desconfiança dos condôminos.
Neste caso, os interessados devem solicitá-lo uma cópia da ata.
Se não forem atendidos, é possível enviar uma correspondência protocolada, fazer uma solicitação extrajudicial ou registrar a solicitação no livro de ocorrência.
Livro de atas
Para que as atas das reuniões não se percam no meio das centenas de documentos gerados na administração do condomínio, é interessante manter um Livro de Atas.
Ele deverá conter, pelo menos, as atas dos últimos 5 anos, ficará em poder do síndico ou da administradora (se houver), e deverá estar sempre disponível aos condôminos.
Modelo de ata de condomínio
Ata de assembleia geral (ordinária/extraordinária) realizada em (data).
No dia (data e hora), no Condomínio (nome do condomínio), situado à (endereço completo), reuniram-se em Assembleia Geral Ordinária (ou Extraordinária) os condôminos representantes das unidades (discriminar as unidades presentes), cujas assinaturas constam da lista de presença.
Na pauta, estavam os seguintes assuntos:
(Elenque todos os assuntos)
O condômino (nome do condômino) foi eleito como presidente dos trabalhos e designou (nome da pessoa) para secretariar. Ocorreu a leitura da ata da assembleia anterior, realizada em (data), a qual foi aprovada por unanimidade e sem emendas.
O senhor presidente colocou em debate o primeiro assunto da pauta.
(Descreva o assunto, o que foi debatido e por quem, e outras informações relevantes)
Continuando os trabalhos, o segundo assunto da pauta foi debatido.
(Descreva o assunto, o que foi debatido e por quem, e outras informações relevantes, o que deve ocorrer com cada assunto)
Esgotados os assuntos elencados na pauta, o presidente cedeu a palavra aos interessados, mas ninguém fez uso.
Às (horas), sem mais assuntos para tratar, o senhor presidente encerrou a Assembleia e lavrou a presente Ata, que vai por ele e por mim, secretário, assinada.
Local e data.
Assinatura do Presidente e do Secretário
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