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Contabilidade condominial: Não perca estas dicas!

A contabilidade condominial é um tema complexo. Para mantê-la em dia e não errar, veja nossas dicas.

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Se você gasta mais do que pode, fica devendo, não organiza seu orçamento e não tem controle sobre o que ganha e muito menos de suas contas a pagar, o que acontece? Nem precisamos contar, certo? Assim é nos condomínios. Manter a contabilidade condominial em dia é fundamental.

No âmbito da administração condominial, as finanças são o calcanhar de aquiles dos síndicos.

Afinal, é um tema complexo e que, quando apresenta problemas, compromete a gestão como um todo.

A responsabilidade pela contabilidade do condomínio, segundo o artigo 1348, inciso VIII do Código Civil Brasileiro, compete ao síndico.

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É ele quem deve prestar contas na assembleia anualmente e sempre que exigidas.

Se preferir, o síndico pode contratar os serviços de um escritório de contabilidade ou contador autônomo.

Ou, ainda, considerar em passar a atribuição para uma administradora.

Mas isso não o exime da responsabilidade. 

Diante disso, o ideal é que ele saiba fazer a contabilidade do condomínio.

Assim, poderá acompanhar e “cobrar” perfeito alinhamento entre receita e despesas.

Isto porque com um balancete condominial equilibrado, suas demais responsabilidades e atribuições serão facilitadas. 

Contabilidade do condomínio é assunto sério. E onde não se pode errar!

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Como representante oficial do condomínio perante a lei, em caso de erros graves no que diz respeito à contabilidade condominial — desvios, infrações à legislação vigente, fraudes, superfaturamento, má gestão dos inadimplentes, etc —, o síndico pode ser severamente penalizado.

E esta pena vai desde a sua destituição como síndico até processos civis e criminais.

Situações que podem facilmente ser evitadas.

Bastando administrar, principalmente, a parte contábil, com organização, planejamento, controle, respeito às normas, ética e transparência.

Então, vamos às nossas dicas de como fazer isso da melhor maneira possível? 

5 Dicas de como fazer direito a contabilidade condominial

1. Obrigações tributárias em primeiro lugar 

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A primeira recomendação para acertar na contabilidade do condomínio é prestar muita atenção em relação às obrigações tributárias.

Aprender exatamente quais são elas e cumprí-las à risca é fundamental.

E mais, o síndico precisa ter conhecimento sobre a gravidade das consequências de erros ou falhas neste sentido. 

2. Softwares específicos ajudam bastante 

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A melhor forma de controlar as contas do condomínio é contar com um software de gestão e administração, específico para esta área.

Imaginar que organização, computador e planilhas de excel dão conta do recado é um erro. 

Hoje em dia há vários sistemas disponíveis no mercado que protegem as finanças sem deixar escapar nenhuma incongruência.

3. Tudo no seu devido lugar

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Todos os documentos devem ser devidamente guardados.

Dependendo do teor, varia o tempo de armazenamento. 

Por exemplo, os demonstrativos de receitas e despesas, as prestações de contas anuais, as contas que são pagas mensalmente, além dos contratos para manutenção de elevadores, caixa d’água, piscina, etc, e de prestações de serviços da administradora devem ser guardados por 5 anos. 

4. O que mais guardar?

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É necessário guardar também os Certificados de Autos de Vistorias de Corpo de Bombeiros (AVCB), a inscrição do condomínio na Receita Federal, o cartão do CNPJ, plantas da edificação, contrato de seguro condominial, a série de documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do imóvel, alvarás, documentação trabalhista de todos os funcionários, notas fiscais, certificados de garantia… Ufa! 

5. Documentos a um clique da sua mão

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Mais uma vez aqui, o melhor é contar com a tecnologia como uma forte aliada.

Já pensou armazenar tudo isso num espaço físico?

E se for necessário consultar um determinado documento estando longe?

Confie o acesso aos documentos e o seu armazenamento à internet.

Salve-os na nuvem ou mantenha tudo organizado no software escolhido.

Gostou das nossas dicas? Então, leia também nosso artigo sobre quando e como o síndico pode contratar advogado!