7 dicas para administradora de condomínios


Desde que existem edifícios, sejam eles comerciais ou residenciais, e já faz muito tempo, há também o envolvimento da administradora de condomínios. É ela que colabora para o bom andamento da vida condominial, exercendo atividades pré-combinadas e ajustadas de forma a determinar, tanto o saneamento da contabilidade, quanto todo o aspecto fiscal e jurídico envolvido num condomínio.

 

Resumidamente, podemos dizer que são três as funções de uma administradora de condomínios: principais, secundárias e eventuais.

Neste artigo, vamos lembrar algumas dicas importantes para administradora de condomínios, em cada uma dessas funções. Continue a leitura!

 

7 dicas para administradora de condomínios

1. Serviços

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As funções principais de uma administradora são os serviços normalmente oferecidos por ela, como a administração de pessoal, balancetes mensais, emissão de boletos, etc.

 

Porém, cada vez mais, tem sido exigido da administradora de condomínio, que ela tenha profissionais muito bem qualificados e capacitados. Eles precisam assessorar e resolver problemas do síndico que, muitas vezes e por diversas razões, precisam de orientação e execução de algumas tarefas.

 

2. Criatividade e previsão

Sempre na pauta do dia em assuntos condominiais, estão as ideias para minimizar, ao máximo, as taxas de condomínio.

Com o objetivo de baixar os custos fixos e variáveis se requer, além de ideias inovadoras, uma previsão orçamentária bem elaborada. E é isso que a administradora deve estar apta para oferecer.

 

3. Documentação

Outro grande problema enfrentado por uma administradora de condomínios é a burocracia que envolve a grande quantidade de documentos gerados. Precisam ser guardados recibos, processos, certidões e outra infinidade de papéis, que parecem não ter fim.

 

Por isso é de suma importância, a automatização desse processo, procurando estar sempre em dia com as novas tecnologias. Isso agiliza todo o gerenciamento da documentação condominial e economiza papel.

 

4. Legislação

Em um mercado cada vez mais competitivo, a administradora de condomínio deve estar, também, sempre atenta à toda legislação que rege os condomínios. Por exemplo, uma obrigatoriedade bem importante é o recolhimento da retenção da parte do INSS dos funcionários autônomos.

 

Além disso, a administradora é obrigada a fazer as retenções e os devidos recolhimentos de todas as empresas prestadoras de serviços que atendem o condomínio em questão. Todos os documentos têm que ser analisados, verificando-se a necessidade de recolhimento dos mais diversos tributos.

 

Essa burocracia só aumenta o trabalho e a responsabilidade da administradora. Mas ela não deve repassar o aumento desses encargos no valor cobrado dos clientes, uma vez que faz parte de suas obrigações.

 

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5. CNPJ dos condomínios

Outro ponto de extrema necessidade de atenção é a atualização regular do CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, do condomínio.

Sem ele devidamente cadastrado e atualizado, fica praticamente impossível gerir contas e transações condominiais.

 

6. Assembleias condominiais

Embora nem sempre as administradoras estejam obrigadas a participar das assembleias gerais do condomínio, sua presença se torna importante como possível mediadora de conflitos.

Conhecendo bem a legislação, o representante da administradora pode ajudar, sugerindo medidas coerentes, viáveis e pacificadoras.

 

7. O que os condomínios procuram

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Abaixo, alguns exemplos do que os condôminos levam em consideração na hora de contratar uma administradora de confiança. Por isso, toda atenção aos seguintes aspectos:

 

  • Cobrança eficiente para haver o menor nível possível de inadimplência;
  • Baixo risco de penalizações legais para o condomínio devido a erros burocráticos;
  • Qualificação maximizada dos empregados;
  • Orçamento participativo e de acordo com a realidade do condomínio;
  • Programação de fundo de caixa suficiente e não oneroso demais, para eventuais emergências;
  • Minimização de contas extras e inesperadas;
  • Menor consumo possível de contas de água, energia, gás, etc.
  • Arquivamento, preservação e manutenção, da melhor maneira possível, de toda documentação do condomínio, estando sempre à disposição quando solicitada;
  • Equipamentos sempre bem conservados, para menor consumo e maior vida útil;
  • Ter amplo conhecimento dos Código Civil, Código de Defesa do Consumidor e Regulamento Interno do Condomínio.

 

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