Desde que existem edifícios, sejam eles comerciais ou residenciais, e já faz muito tempo, há também o envolvimento da administradora de condomínios. É ela que colabora para o bom andamento da vida condominial, exercendo atividades pré-combinadas e ajustadas de forma a determinar, tanto o saneamento da contabilidade, quanto todo o aspecto fiscal e jurídico envolvido num condomínio.
Resumidamente, podemos dizer que são três as funções de uma administradora de condomínios: principais, secundárias e eventuais.
Neste artigo, vamos lembrar algumas dicas importantes para administradora de condomínios, em cada uma dessas funções. Continue a leitura!
7 dicas para administradora de condomínios
1. Serviços
As funções principais de uma administradora são os serviços normalmente oferecidos por ela, como a administração de pessoal, balancetes mensais, emissão de boletos, etc.
Porém, cada vez mais, tem sido exigido da administradora de condomínio, que ela tenha profissionais muito bem qualificados e capacitados. Eles precisam assessorar e resolver problemas do síndico que, muitas vezes e por diversas razões, precisam de orientação e execução de algumas tarefas.
2. Criatividade e previsão
Sempre na pauta do dia em assuntos condominiais, estão as ideias para minimizar, ao máximo, as taxas de condomínio.
Com o objetivo de baixar os custos fixos e variáveis se requer, além de ideias inovadoras, uma previsão orçamentária bem elaborada. E é isso que a administradora deve estar apta para oferecer.
3. Documentação
Outro grande problema enfrentado por uma administradora de condomínios é a burocracia que envolve a grande quantidade de documentos gerados. Precisam ser guardados recibos, processos, certidões e outra infinidade de papéis, que parecem não ter fim.
Por isso é de suma importância, a automatização desse processo, procurando estar sempre em dia com as novas tecnologias. Isso agiliza todo o gerenciamento da documentação condominial e economiza papel.
4. Legislação
Em um mercado cada vez mais competitivo, a administradora de condomínio deve estar, também, sempre atenta à toda legislação que rege os condomínios. Por exemplo, uma obrigatoriedade bem importante é o recolhimento da retenção da parte do INSS dos funcionários autônomos.
Além disso, a administradora é obrigada a fazer as retenções e os devidos recolhimentos de todas as empresas prestadoras de serviços que atendem o condomínio em questão. Todos os documentos têm que ser analisados, verificando-se a necessidade de recolhimento dos mais diversos tributos.
Essa burocracia só aumenta o trabalho e a responsabilidade da administradora. Mas ela não deve repassar o aumento desses encargos no valor cobrado dos clientes, uma vez que faz parte de suas obrigações.
Veja nossos artigos sobre direito condominial!
5. CNPJ dos condomínios
Outro ponto de extrema necessidade de atenção é a atualização regular do CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, do condomínio.
Sem ele devidamente cadastrado e atualizado, fica praticamente impossível gerir contas e transações condominiais.
6. Assembleias condominiais
Embora nem sempre as administradoras estejam obrigadas a participar das assembleias gerais do condomínio, sua presença se torna importante como possível mediadora de conflitos.
Conhecendo bem a legislação, o representante da administradora pode ajudar, sugerindo medidas coerentes, viáveis e pacificadoras.
7. O que os condomínios procuram
Abaixo, alguns exemplos do que os condôminos levam em consideração na hora de contratar uma administradora de confiança. Por isso, toda atenção aos seguintes aspectos:
- Cobrança eficiente para haver o menor nível possível de inadimplência;
- Baixo risco de penalizações legais para o condomínio devido a erros burocráticos;
- Qualificação maximizada dos empregados;
- Orçamento participativo e de acordo com a realidade do condomínio;
- Programação de fundo de caixa suficiente e não oneroso demais, para eventuais emergências;
- Minimização de contas extras e inesperadas;
- Menor consumo possível de contas de água, energia, gás, etc.
- Arquivamento, preservação e manutenção, da melhor maneira possível, de toda documentação do condomínio, estando sempre à disposição quando solicitada;
- Equipamentos sempre bem conservados, para menor consumo e maior vida útil;
- Ter amplo conhecimento dos Código Civil, Código de Defesa do Consumidor e Regulamento Interno do Condomínio.
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