Devido à Pandemia do Coronavírus, a necessidade de saber como fazer assembleia virtual aumentou.
A iniciativa pode funcionar bem. Mas será que tem o mesmo valor das reuniões presenciais?
Vamos explicar mais detalhes sobre esta alternativa inovadora.
Assembleia virtual na pandemia sem polêmicas e legalizadas
Para proteger as pessoas do contágio de covid-19, algumas assembleias presenciais chegaram a ser cancelas como medida preventiva.
Agora, mesmo podendo ser realizadas, muitos condomínios estão optando pelo modelo virtual. Por várias razões.
A mais importante é porque ainda não há uma vacina. Portanto, os riscos de transmissão e contaminação ainda existem. Por isso, recomenda-se a não aglomeração.
E também devido à facilidade para os participantes, que nem precisam sair de casa.
Outro aspecto levantado por pessoas que já participaram de assembleia virtual em condomínios é relacionado à objetividade.
O fato de, necessariamente, falar um condômino de cada vez para ser entendido acaba evitando polêmicas desnecessárias e a entrada de temas fora da pauta.
Síndicos de condomínios no litoral veem ainda mais vantagens, já que é possível que os condôminos participem da assembleia desde sua cidade de domicílio, e não de veraneio.
Uma das principais preocupação de muita gente é se este tipo de reunião tem validade jurídica. E a resposta para esta dúvida é simples.
Sim, a assembleia virtual em tempos de pandemia ou não tem o mesmo peso das presenciais.
Isto segundo a Lei 14.010 de 2020, que especificamente no seu Capítulo VIII, que trata dos condomínios, valida a sua realização.
Basta o síndico e a administradora tomarem alguns cuidados que veremos abaixo.
A arte do convencimento
A assembleia virtual, na pandemia ou não, pode conter temas que vão desde a aprovação de contas e orçamentos, passando pela discussão sobre obras necessárias até eleição de síndico e conselhos, se for o caso.
Apesar de algumas reações negativas, cabe ao síndico convencer os condôminos que pessoas físicas e jurídicas precisam se adaptar ao novo cenário.
Se você é síndico, tente abordar a questão da seguinte forma: por que não adotar a assembleia virtual? Se:
- Tanta gente está trabalhando em casa (home office) e percebendo que houve uma melhoria na sua qualidade de vida;
- Tantos estão assimilando novos hábitos de higiene pessoal;
- Muita gente tem aderido cada vez mais o isolamento social.
Explique que fazer assembleia virtual é uma inovação no âmbito da gestão condominial.
E que esta é a forma encontrada para transformar uma dificuldade em oportunidade.
Se você perceber que há pessoas idosas com dificuldade para entender como funciona, oriente-as pessoalmente sobre como participar. Não se esqueça do uso da máscara.
Assembleia virtual: Como fazer?
Primeiramente, é preciso escolher o meio para a realização da assembleia digital.
Algumas alternativas gratuitas são o Google Meet, que na sua versão paga, permite inclusive gravar a reunião, o Microsoft Teams ou o Zoom.
Na assembleia virtual, os condôminos participam e deliberam no ambiente digital, pela internet.
Ela pode, ainda, ser realizada pelo site ou aplicativo do condomínio, por software ou app da administradora.
Outras ferramentas que atendem as videoconferências são a Webex e o Skype.
A reunião funciona exatamente da mesma forma que numa assembleia de condomínio presencial. Ou seja, os atos devem ser seguidos à risca.
Sendo assim, a convocação deve atender às regras do artigo 1.354 do Código Civil.
Caso alguém não possa participar, deve usar uma procuração para ser representado por outro condômino, com direito às deliberações e a votar.
A assinatura de lista de presença também deve ocorrer. Pode usar um certificado digital, autenticação de IP ou sistema criptografado.
Se preferir, o síndico pode passar nas unidades condominiais recolhendo as assinaturas numa folha impressa.
A eleição do presidente e do secretário, bem como a deliberação de todos os itens da pauta e as votações ocorrem normalmente.
E, por fim, é necessário fazer a expedição, registro em cartório e a distribuição da ata aos condôminos.
Vale lembrar que para garantir que qualquer dúvida importante possa ser dissolvida, é fundamental que a assembleia virtual fique gravada.
Além do já citado Google Meet pago, por Skype a reunião também pode ser gravada. E nesta opção, a gravação é gratuita.
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