Para a convivência sadia, segurança e bem-estar de todos, a comunicação é essencial em todos os relacionamentos. Da mesma forma, qualquer comunicado no condomínio também é importante para harmonização das ações e bom andamento, tanto da administração, quanto do dia a dia da comunidade condominial.
Todo informativo para condomínio residencial evita muitos problemas nas relações interpessoais, desentendimentos, queixas infundadas, informações desencontradas e confusão.
Em um ambiente assim, qualquer pingo no chão da recepção pode virar uma bola de neve difícil de contornar.
Saiba aqui como lidar com um condômino que reclama de tudo.
Portanto, como em uma empresa, a comunicação deve ser tratada com muito cuidado e algum investimento para o sucesso do funcionamento de toda engrenagem envolvida.
Porque dela depende o perfeito entendimento entre síndico, administradora, funcionários, terceiros, moradores e proprietários.
Comunicado no condomínio: O que deve ter?
Para a melhor administração dos conflitos em condomínio, não se pode deixar que a desinformação interfira negativamente, atrapalhando a gestão do síndico e o convívio entre todos.
O ideal é aproveitar o avanço da tecnologia.
Hoje em dia é muito mais fácil se comunicar com precisão e agilidade, alcançando os condôminos e outros públicos-alvo.
Tudo para viver em harmonia e resolver os assuntos com mais eficácia.
Agora vamos ver um pouco da forma e conteúdo que um comunicado no condomínio deve conter:
- Por escrito, o comunicado deve ser feito preferencialmente em um papel timbrado do condomínio. Com nome, endereço, dados da administradora se houver, telefone, etc.;
- A seguir a data do comunicado. Parece óbvio, mas é muito comum, moradores chegarem de férias, por exemplo, e não saberem se determinada comunicação é recente ou não;
- Uma abertura cordial, citando o assunto que vai ser divulgado;
- O conteúdo deve ser claro e objetivo, contendo termos alinhados com o perfil dos leitores;
- Se tratando de mais de uma informação, deve-se destacar as mensagens, dividindo-as de acordo com a importância de cada uma;
- Por fim, o nome e a assinatura de quem assina.
Informativo para condomínio residencial: Meios de comunicação
Por se tratar de assuntos que certamente interessa a todos, o quadro de avisos e o elevador são ideais para um melhor alcance dos interessados.
Já existem no mercado embalagens especiais para se colar no elevador, as quais acomodam os comunicados e não permitem rasuras.
Por esse meio de comunicação, podem ser enviados avisos variados, boletins, newsletter, convites de eventos e outros que não requerem protocolo de entrega mas são assuntos relevantes.
Convocações e atas para assembleias, demonstrativos financeiros e outros que tratam de assuntos mais específicos devem ser entregues mediante protocolo de recebimento para evitar dúvidas.
Veja outros meios:
- Existem certos aplicativos desenvolvidos especialmente para esses fins. Até mesmo o WhatsApp vem sendo usado para criação de um grupo do condomínio. Com o devido cuidado, pode-se falar instantaneamente com quem de interesse, agilizando discussões e conseguindo soluções mais rápidas. Para mensagens mais formais, o melhor ainda é o e-mail.
- O livro de ocorrências que geralmente fica na portaria também pode ser utilizado, contendo um espaço para registrar queixas, dúvidas e outras formas de informações. O síndico deve fazer uma consulta diária no livro, para que nenhuma reclamação passe despercebida. E até tirar ideias para pautas em reuniões. Nenhum tipo de mensagem deve ser ignorada.
- As reuniões de condomínio e assembleias também são um meio de comunicação muito importante para estreitar relacionamento entre o síndico e condôminos. Oferecem também a oportunidade de todos participarem ativamente dos assuntos de interesse em comum.
- E ainda existem os apelidados “recados paroquiais”, que por sua pouca urgência podem ser escritos à mão, impressos ou em formato de cartas e circulares. Podem ser fixados em locais de passagem como a portaria ou enviados pela caixa de correios.
O que se evitar em um comunicado no condomínio?
Não devem ser usadas em nenhuma situação palavras chulas, bem como termos ofensivos e rasuras.
Muito cuidado deve ser tomado, ainda, para não expor ninguém de forma negativa, seja um erro que determinada pessoa cometeu ou outras situações que possam comprometer a imagem de alguém.
E por último: cuidado com os erros de grafia.
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