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Contabilidade condominial: Não perca estas dicas!

A contabilidade condominial é um tema complexo. Para mantê-la em dia e não errar, veja nossas dicas.

Se você gasta mais do que pode, fica devendo, não organiza seu orçamento e não tem controle sobre o que ganha e muito menos de suas contas a pagar, o que acontece? Nem precisamos contar, certo? Assim é nos condomínios. Manter a contabilidade condominial em dia é fundamental.

No âmbito da administração condominial, as finanças são o calcanhar de aquiles dos síndicos.

Afinal, é um tema complexo e que, quando apresenta problemas, compromete a gestão como um todo.

A responsabilidade pela contabilidade do condomínio, segundo o artigo 1348, inciso VIII do Código Civil Brasileiro, compete ao síndico.

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É ele quem deve prestar contas na assembleia anualmente e sempre que exigidas.

Se preferir, o síndico pode contratar os serviços de um escritório de contabilidade ou contador autônomo.

Ou, ainda, considerar em passar a atribuição para uma administradora.

Mas isso não o exime da responsabilidade. 

Diante disso, o ideal é que ele saiba fazer a contabilidade do condomínio.

Assim, poderá acompanhar e “cobrar” perfeito alinhamento entre receita e despesas.

Isto porque com um balancete condominial equilibrado, suas demais responsabilidades e atribuições serão facilitadas. 

Contabilidade do condomínio é assunto sério. E onde não se pode errar!

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Como representante oficial do condomínio perante a lei, em caso de erros graves no que diz respeito à contabilidade condominial — desvios, infrações à legislação vigente, fraudes, superfaturamento, má gestão dos inadimplentes, etc —, o síndico pode ser severamente penalizado.

E esta pena vai desde a sua destituição como síndico até processos civis e criminais.

Situações que podem facilmente ser evitadas.

Bastando administrar, principalmente, a parte contábil, com organização, planejamento, controle, respeito às normas, ética e transparência.

Então, vamos às nossas dicas de como fazer isso da melhor maneira possível? 

5 Dicas de como fazer direito a contabilidade condominial

1. Obrigações tributárias em primeiro lugar 

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A primeira recomendação para acertar na contabilidade do condomínio é prestar muita atenção em relação às obrigações tributárias.

Aprender exatamente quais são elas e cumprí-las à risca é fundamental.

E mais, o síndico precisa ter conhecimento sobre a gravidade das consequências de erros ou falhas neste sentido. 

2. Softwares específicos ajudam bastante 

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A melhor forma de controlar as contas do condomínio é contar com um software de gestão e administração, específico para esta área.

Imaginar que organização, computador e planilhas de excel dão conta do recado é um erro. 

Hoje em dia há vários sistemas disponíveis no mercado que protegem as finanças sem deixar escapar nenhuma incongruência.

3. Tudo no seu devido lugar

contabilidade condominial como fazer

Todos os documentos devem ser devidamente guardados.

Dependendo do teor, varia o tempo de armazenamento. 

Por exemplo, os demonstrativos de receitas e despesas, as prestações de contas anuais, as contas que são pagas mensalmente, além dos contratos para manutenção de elevadores, caixa d’água, piscina, etc, e de prestações de serviços da administradora devem ser guardados por 5 anos. 

4. O que mais guardar?

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É necessário guardar também os Certificados de Autos de Vistorias de Corpo de Bombeiros (AVCB), a inscrição do condomínio na Receita Federal, o cartão do CNPJ, plantas da edificação, contrato de seguro condominial, a série de documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do imóvel, alvarás, documentação trabalhista de todos os funcionários, notas fiscais, certificados de garantia… Ufa! 

5. Documentos a um clique da sua mão

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Mais uma vez aqui, o melhor é contar com a tecnologia como uma forte aliada.

Já pensou armazenar tudo isso num espaço físico?

E se for necessário consultar um determinado documento estando longe?

Confie o acesso aos documentos e o seu armazenamento à internet.

Salve-os na nuvem ou mantenha tudo organizado no software escolhido.

Gostou das nossas dicas? Então, leia também nosso artigo sobre quando e como o síndico pode contratar advogado!

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