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Como fazer uma ata de condomínio

A ata de uma assembleia condominial é o documento que registra os presentes e toda a discussão que ocorre durante a reunião. A ausência de alguns elementos na ata pode levar à sua impugnação. Veja como fazer a ata de condomínio.

A ata de uma assembleia condominial é o documento que registra os presentes e toda a discussão que ocorre durante a reunião. A ausência de alguns elementos na ata pode levar à sua impugnação, que pode ocasionar a nulidade da assembleia. Para evitar erros, fizemos esse post sobre como fazer uma ata de condomínio!

A assembleia geral

As reuniões de condomínio são convocadas para a discussão de assuntos condominiais.

Ela pode ser ordinária, que é obrigatoriamente anual e discute a prestação de contas, a aprovação do orçamento e a substituição do síndico.

Ela pode ser também extraordinária, convocada para discutir assuntos específicos, demandas que surgem na convivência do condomínio.

Nas duas assembleias, a ata de condomínio é item obrigatório para sua validade, já que servirá como instrumento validador das ações do síndico e como prova em eventuais discussões.

Ata feita à mão

como fazer uma ata de condomínio a mão

É possível que a ata de condomínio seja feita à mão?

Sim.

Não existe regra que determine que ela deva ser digitada ou obedeça a algum formato específico.

Caso seja feita à mão, recomenda-se sua digitalização e guarda virtual, principalmente em armazenamento em nuvem para que o responsável não a perca caso um HD, pendrive ou outra mídia desapareça.

Em qualquer caso, ela deve ser assinada pelo presidente da mesa e pelo secretário e anexada ao livro de atas.

Aprovação e registro de ata de condomínio

ata de condomínio precisa ser registrada

Uma dúvida que aparece bastante dentre síndicos e condôminos é se a ata de condomínio deve ser aprovada e registrada.

Já destacamos que não há normas nas leis brasileiras que tratem especificamente do tema.

Acerca da aprovação, é uma prática comum que as atas sejam aprovadas, mesmo que sejam apenas registros dos fatos da assembleia.

Há duas situações:

  • Aprovação da ata na mesma assembleia, mediante assinatura dos condôminos, que devem aguardar a lavratura e a leitura do documento após a reunião;
  • Aprovação da ata na próxima assembleia. Neste caso, o documento é lido e ratificado no início da reunião seguinte.

Em algumas convenções, há previsão de que a ata estará tacitamente aprovada se, após seu envio aos condôminos, ninguém se manifestar contrariamente ao seu teor em prazo estipulado.

Sobre o registro, não há obrigatoriedade prevista em lei, mas a convenção pode determinar que determinada ata (ou todas) seja registrada.

Por exemplo, pode haver exigência de registro das atas que atestam decisões que valem contra terceiros (como a ata de eleição de síndico).

Em todo caso, é interessante que o registro ocorra. Se houver perda, extravio ou danos ao livro de atas, é possível recompô-las por meio do registro.

E se não registrar? Ela tem validade?

Sim.

Se as decisões aprovadas na assembleia ocorreram com obediência aos quóruns e procedimentos legais, a ata de condomínio já terá valor legal para os condôminos.

Conteúdo de uma ata de condomínio

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A ata de condomínio é um resumo dos assuntos abordados e discutidos na assembleia.

Além deste conteúdo, ela precisa obedecer a requisitos formais.

Podemos considerar que a ata de uma assembleia geral deve conter:

  • Data, horário e local da assembleia, com especificação do nome do Edifício;
  • Tipo de assembleia (ordinária mensal ou anual, ou extraordinária);
  • Itens discutidos, de forma especificada, e a deliberação sobre cada um. O registro dos assuntos e as colocações de cada condômino presente podem ser sucintos;
  • Assinatura dos presentes, do Presidente da Mesa e do Secretário (prova que a assembleia obedeceu ao quórum exigido pelas leis);
  • Lista de presença com o nome completo e a unidade de todos os presentes (item facultativo, mas que confere maior segurança jurídica ao documento).

É importante que a ata seja clara e objetiva.

Para facilitar o entendimento, ela deve respeitar o andamento da assembleia, registrando a sequência de acontecimentos da reunião.

Destinação da ata

ata de condomínio

Após a assembleia, é recomendado enviar uma cópia da ata para cada condômino.

Apesar de não haver previsão expressa do Código Civil acerca do prazo para a destinação da ata, adota-se o prazo de 8 dias, que era previsto na antiga Lei dos Condomínios (Lei nº 4.591/64) e consta em várias convenções condominiais.

Algumas convenções ou regimentos internos preveem a necessidade de registrar a ata em cartório. Portanto, se é o caso do seu condomínio, é preciso atentar-se a isso.

Se não for o caso, a ata tem valor legal para os condôminos, independentemente de registro, como já explicamos acima.

A destinação da ata é importante para obedecer ao princípio da transparência, que é o que mantém a confiança entre condôminos e síndicos.

E uma dica: tenha responsabilidade ambiental e envie a ata por meio digital!

Síndico não disponibiliza a ata

Imagine que o síndico não disponibilizou a ata da assembleia após o prazo previsto. E agora?

Essa atitude compromete o princípio da transparência e leva a insatisfação e desconfiança dos condôminos.

Neste caso, os interessados devem solicitá-lo uma cópia da ata.

Se não forem atendidos, é possível enviar uma correspondência protocolada, fazer uma solicitação extrajudicial ou registrar a solicitação no livro de ocorrência.

Livro de atas

livro de atas do condomínio

Para que as atas das reuniões não se percam no meio das centenas de documentos gerados na administração do condomínio, é interessante manter um Livro de Atas.

Ele deverá conter, pelo menos, as atas dos últimos 5 anos, ficará em poder do síndico ou da administradora (se houver), e deverá estar sempre disponível aos condôminos.

Modelo de ata de condomínio

modelo de ata de condomínio

Ata de assembleia geral (ordinária/extraordinária) realizada em (data).

No dia (data e hora), no Condomínio (nome do condomínio), situado à (endereço completo), reuniram-se em Assembleia Geral Ordinária (ou Extraordinária) os condôminos representantes das unidades (discriminar as unidades presentes), cujas assinaturas constam da lista de presença.

Na pauta, estavam os seguintes assuntos:

(Elenque todos os assuntos)

O condômino (nome do condômino) foi eleito como presidente dos trabalhos e designou (nome da pessoa) para secretariar. Ocorreu a leitura da ata da assembleia anterior, realizada em (data), a qual foi aprovada por unanimidade e sem emendas.

O senhor presidente colocou em debate o primeiro assunto da pauta. 

(Descreva o assunto, o que foi debatido e por quem, e outras informações relevantes)

Continuando os trabalhos, o segundo assunto da pauta foi debatido.

(Descreva o assunto, o que foi debatido e por quem, e outras informações relevantes, o que deve ocorrer com cada assunto)

Esgotados os assuntos elencados na pauta, o presidente cedeu a palavra aos interessados, mas ninguém fez uso.

Às (horas), sem mais assuntos para tratar, o senhor presidente encerrou a Assembleia e lavrou a presente Ata, que vai por ele e por mim, secretário, assinada. 

Local e data.

Assinatura do Presidente e do Secretário

Gostou do modelo? Faça o download do arquivo editável:

Lembre-se de sempre fazer a ata de condomínio de maneira simples, de fácil compreensão, registrando, de forma específica, apenas o que foi discutido. Dessa forma, os condôminos saberão sempre como o condomínio vem sendo conduzido, o que facilita a relação entre todos.

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