Ser síndico é uma tarefa difícil, que envolve habilidades que nem todos possuem. Lidar com os condôminos, com as necessidades da edificação e com funcionários demanda tempo e atenção. Em muitos locais, ele procura auxílio para esse trabalho. Você sabe o que é e o que faz uma administradora de condomínios?
Se não sabe, esse post é pra você!
O que é administradora de condomínios?
É uma empresa que auxilia o síndico na gestão do condomínio.
Presente, principalmente, em condomínios maiores (com mais unidades, portanto, mais complexos), ela não substitui o síndico, e exerce funções estabelecidas em contrato.
O síndico permanece com a responsabilidade pela administração.
A administradora pode cuidar de todos os aspectos administrativos do condomínio ou pode apenas resolver problemas burocráticos, legais e contábeis (chamado de cogestão ou gestão compartilhada).
Quanto maior o número de funções que ela exercerá, maior seu preço.
Como contratar uma administradora?
O primeiro passo é convocar uma assembleia para discutir o assunto.
Se for desejo da maioria dividir a gestão do condomínio entre o síndico e a administradora, é hora de escolher a empresa.
Para tanto, o síndico deve ter alguns cuidados:
- Definir quais as funções a administradora exercerá: administração completa (assessoramento contábil, legal e fiscal, gestão e emissão de documentos, gestão de pessoal etc.) ou cogestão (gerenciamento de documentos e contabilidade);
- Pesquisar quais oferecem o serviço necessário e qual o melhor custo-benefício;
- Visitar as empresas que mais agradaram e os prédios por elas administrados;
- Pesquisar a idoneidade da empresa: veja se há ações civis, trabalhistas ou criminais contra a administradora e seus sócios, e certidões negativas de débito.
Escolhida a administradora, é preciso redigir um contrato que contenha minuciosamente todas as funções a serem exercidas por ela.
Além disso, é preciso estabelecer garantias para o cumprimento do contrato, penalidades, hipóteses de rescisão.
Recomenda-se o auxílio de um advogado para escrever o contrato, evitando erros que podem comprometer a gestão.
Após a escolha, deve-se convocar uma assembleia para que ela seja ratificada, pela maioria simples dos condôminos.
Rescisão do contrato e troca de administradora
As hipóteses que autorizam a rescisão do contrato estão nele previstas.
Há casos em que as irregularidades, as fraudes e a má-gestão ensejam a rescisão, por exemplo.
Veja também:
Em todo caso, a administradora deve repassar ao síndico ou à nova empresa todos os documentos que ficavam em sua posse, que dizem respeito à administração do condomínio.
Vantagens e desvantagens
Ter uma administradora auxiliando o síndico pode parecer interessante e apresentar uma série de vantagens, sendo as mais evidentes:
- Gestão global mais eficaz do condomínio;
- Auxílio nas funções administrativas e operacionais;
- Menor volume de serviços e responsabilidades para o síndico;
- Maior controle dos documentos contábeis e legais.
Dentre as desvantagens, podemos citar:
- Custo adicional para o condomínio: o valor cobrado pelas administradoras costuma ser proporcional ao número de funções que elas exercem;
- Menor controle do síndico sobre a administração do condomínio;
- Possibilidade de fraude: pode ocorrer porque a administradora poderá mexer com as finanças do condomínio (qualquer que seja a modalidade de conta), principalmente se não houver fiscalização efetiva do síndico.
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