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Contabilidade de condomínio: como fazer e quem é o responsável?

Preparamos este post para que você tenha uma noção geral dos desafios e soluções para realizar o balancete e entenda tudo sobre contabilidade de condomínio.

Post atualizado em 27 de fevereiro de 2019.

 

Alguns assuntos podem nos dar calafrios na hora de administrar um prédio, comercial ou residencial. Um deles é a contabilidade de condomínio, uma vez que envolve registros financeiros e patrimoniais que podem ser complexos.

Por este motivo, preparamos este post para que você tenha uma noção geral dos desafios e soluções para realizar o balancete.

 

Quem é o responsável pelo balancete?

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De acordo com as regras que regem o condomínio, é obrigação do síndico prestar contas de sua gestão, referente ao ano anterior, perante a Assembleia Geral.

E para fazer uma prestação completa, é preciso manter as contas atualizadas mês a mês, o que possibilita também a prestação de contas mensal, a ser repassada aos condôminos.

 

Esse hábito repassa segurança aos moradores, mas para que seja feito o balancete, o síndico deve ter o mínimo de conhecimento técnico para elaborá-lo.

Isso porque ele não tem obrigação, por lei, de contratar um profissional que faça a contabilidade.

Porém, o bom senso pode induzi-lo a contar com um terceiro – contabilista ou administradora – para realizá-la.

 

Há necessidade de se ter administradora ou profissional habilitado?

A resposta a essa pergunta é simples: depende do conhecimento do síndico.

Se ele tem habilidades suficientes para fazer uma prestação de contas completa e eficiente, não há necessidade. Se não tiver, é prudente contratar um terceiro.

 

A contratação de um profissional da área contábil ou de uma administradora deve ser aprovada em assembleia.

Se for aprovado, a prestação de contas, que antes era obrigação do síndico, passa a ser do contratado. O que não exime o síndico da responsabilidade de fiscalizar e acompanhar o trabalho.

 

Há alguns detalhes que não podem faltar em uma contabilidade de condomínio e que são fundamentais para a boa gestão condominial.

 

Se você é quem faz o balancete de condomínio ou mesmo se ele for feito por uma administradora ou um contabilista de sua confiança, fique atento às nossas dicas para não deixar escapar nada.

 

Balancete de condomínio: Não esqueça destes detalhes

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Somente um balancete bem feito e detalhado pode garantir a acuracidade da análise financeira.

Outros relatórios e algumas rotinas que também fazem parte do dia a dia do síndico podem complementar, mas talvez não sejam tão primordiais.

 

Já que o balancete é o relatório que demonstra todas as movimentações financeiras do condomínio, como vimos, toda atenção aos detalhes vale a pena.

Um deslize no registro das entradas e saídas de dinheiro, separando-as em totais divididos por várias contas pode comprometer a informação correta dos saldos mensais aos condôminos.

 

E ainda abalam consideravelmente a prestação de contas pelo síndico nas assembleias gerais. Você não quer ter sua imagem abalada, certo?  Vamos, então, aos detalhes:

 

  • Registre periodicamente, e não só ao final do mês

Não deixe para fazer o registro de todas as movimentações financeiras apenas ao final de cada mês.

Além de ser um trabalho operacional, cansativo e que agrega pouco valor, é preciso correr atrás de recibos e notas que, muitas vezes, acabam se perdendo.

 

  • Tecnologia como aliada

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Avalie o uso de alguma ferramenta oferecida pela tecnologia para ir fazendo os lançamentos no balancete de condomínio assim que eles ocorrem. Nem que seja uma planilha de excel.

Mas hoje em dia há muitos softwares específicos para esta tarefa e que facilitam bastante.

 

  • Veja uma sugestão para a divisão em contas feita de forma simples:

Taxas de condomínio, cotas extras, fundo de reserva e multas no âmbito das RECEITAS.

Já as DESPESAS podem ser divididas em pessoal, administrativo, operacional e financeiro.

 

Evite mudar os nomes das contas várias vezes ou ir criando sempre novas.

Isso torna o balancete confuso e dificulta entendimento e o gerenciamento da contabilidade do condomínio.

 

  • Divulgue o balancete mensalmente

Divulgue o balancete gerado ao final de cada mês para os condôminos de forma clara e objetiva.

Há condomínios que aproveitam para fazer isso quando enviam a taxa condominial mensal. Outros preferem manter mensagens somente sobre isso separadamente.

Converse com sua administradora para saber qual a melhor das opções no seu caso.

 

  • Controle da inadimplência é essencial

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Lembre-se sempre que, na maioria das vezes, a receita dos condomínios é garantida em primeiro lugar pelo pagamento das taxas de condomínio nas datas previstas.

Claro que há exceções, como aqueles que, por exemplo, alugam a cobertura para a colocação de antenas, o que também exige cuidados importantes. Mas esta não é uma prerrogativa generalizada.

Diante disso, o controle firme diante dos inadimplentes é imprescindível.

 

  • Trace um plano de ação para combater a inadimplência no condomínio

Se você está se questionando sobre uma forma que combata a inadimplência no condomínio, veja nossas 5 Dicas essenciais sobre isso.

Fique de olho e verifique o status de cada unidade para poder ter um plano de ação eficaz contra esse inimigo das finanças de todas as comunidades condominiais.

 

  • Atenção às compras parceladas

Cuidado na hora de contratar um serviço de terceiros cujo pagamento será parcelado.

Supondo que foi feito um serviço que será pago em 6 vezes. O ideal é aprovar isso em assembleia e colocar estas parcelas no balancete de condomínio, sempre acompanhadas pelo número da nota fiscal.

Desta forma, há maior transparência e evita-se suspeitas.

A divulgação do contrato com o prestador do serviço que comprove o parcelamento também minimiza eventuais dúvidas dos condôminos.

 

Como fazer a contabilidade do condomínio?

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Para fazer a contabilidade do condomínio, é preciso, em primeiro lugar, organizar todos os documentos para que haja uma boa administração das finanças (receitas, despesas e investimentos).

Por isso, elencamos aqui alguns indispensáveis para fazer um balancete completo:

 

  • Escrituração dos livros contábeis e do livro caixa;
  • Prestação de contas (mensal) e anual (Demonstrações Contábeis);
  • Elaboração de orçamentos;
  • Apurar e emitir Guias de Recolhimento de INSS, FGTS, ISS, DARF do IRRF, DARF do PIS s/ folha de pagamento;
  • Boletos bancários das taxas condominiais normais e extras;
  • Registro de obrigações trabalhistas: registro de empregado em livro próprio (admissão e demissão), rescisão de contrato de trabalho; atualização da Carteira De Trabalho E Previdência Social – CTPS.

 

Uma boa fiscalização na contabilidade de condomínio evita fraudes?

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Sim!

É muito comum encontrar manipulação de despesas (majoração de produtos, propina, nota fiscal fria, recibo falso). Para evitá-la, é preciso que haja um acompanhamento severo.

Seja pelo síndico, pelos moradores ou pelo Conselho Fiscal (se houver), é essencial ter uma fiscalização.

 

A contabilidade de condomínio é obrigação do síndico ou de um terceiro contratado por ele. É uma ferramenta de controle, que fundamenta as tomadas de decisões e demonstra o bom emprego dos recursos financeiros pagos pelos moradores.

Por isso, é importante que o síndico incentive os condôminos a participarem das assembleias em que ocorre a prestação de contas.

 

Como é feita a contabilidade em seu condomínio? Tem alguma dúvida? Veja nossos outros posts sobre administração condominial!

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