Agora que você foi eleito síndico, organize-se para o início de mandato e prepare-se para fazer um bom planejamento. Afinal, você precisa mostrar aos moradores do condomínio que mesmo sendo um síndico iniciante está capacitado para fazer uma gestão de qualidade.
Mandato do síndico: uma introdução
O mandato do síndico de dois anos engloba a administração do condomínio, bem como a gestão financeira e a de infraestrutura. Sempre com o compromisso de manter a saúde financeira e contábil do empreendimento, além da harmonia da vida em comunidade.
Início de mandato do síndico
Importante que o síndico iniciante entenda a situação do condomínio. É preciso mapear o cenário atual, destacando os pontos fortes e fracos.
Ou seja, listar o que deve ser melhorado no empreendimento e quais os principais problemas a serem solucionados a curto, médio e longo prazos.
Outro importante passo para se organizar é criar um cronograma de tudo o que precisa ser feito no condomínio, como obras, pequenos reparos, entre outras ações. E sempre trabalhando de forma alinhada aos recursos que estão disponíveis sem prejudicar as finanças.
O planejamento, devidamente elaborado, deve ser levado para votação em assembleia.
O síndico precisa apresentar e justificar cada necessidade aos condôminos na reunião. E propor a criação de um fundo específico para as iniciativas sugeridas ou para pagamentos adicionais que possam surgir futuramente.
Síndico iniciante: o que deve ser checado antes de começar o mandato
Veja tudo o que precisa ser verificado e providenciado nos âmbitos administrativo, financeiro e de infraestrutura.
Administração
- Obtenha uma lista atualizada de moradores para contatos quando necessários;
- Tenha acesso à lista de documentos do condomínio, como contratos de prestação de serviço, Relatório de Inspeção Anual (RIA) dos elevadores, Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), Habite-se anterior, brigada de incêndio, análise da água, plantas do condomínio, certificados de dedetização, limpeza de caixas d’´água e outros serviços realizados;
- Dados na Receita Federal: obtenha o certificado digital atualizado. Sem esse documento, o síndico não consegue enviar dados importantíssimos referentes aos seus funcionários, e pode, inclusive, ser penalizado com multas pela Justiça do Trabalho, além do condomínio ficar suscetível a processos trabalhistas;
- Atualize os dados bancários: ação necessária quando há troca de gestão do condomínio, evitando assim que o banco bloqueie a movimentação financeira das contas do empreendimento;
- Confira se o seguro do condomínio está em dia e se a sua cobertura está de acordo com as necessidades do local. Observe ainda a data de sua renovação;
- Verifique as certidões de débito negativas. Elas mostram se o condomínio está em dia com o INSS, FGTS, além de tributos federais e municipais. Por meio desse documento, o síndico fica sabendo se há dívidas fiscais e trabalhistas pendentes;
- Investigue se há ações judiciais que envolvem o condomínio;
- Confira os contratos do condomínio, como os de manutenção: observe com quais fornecedores foram firmados, o tempo de vigência, o valor, bem como, a necessidade de cada um;
- Conheça a folha de pagamento dos funcionários do condomínio: analise escalas de trabalho e horas-extras. Além disso, examine se a documentação trabalhista está em ordem e atualizada;
- Verifique se o condomínio conta com serviços terceirizados e apure se está tudo em conformidade contratual.
Finanças
- Faça uma análise financeira: cheque despesas, orçamento, receita, índice de inadimplência e últimos balancetes;
- Compare a previsão orçamentária com o gasto efetivo;
- Realize auditoria de gastos passados, caso perceba alguma disparidade nos documentos financeiros analisados;
- Inteire-se dos investimentos do condomínio, como as aplicações em fundos multimercado, por exemplo;
- Certifique-se dos acordos feitos entre o condomínio e os inadimplentes.
Infraestrutura
- Cheque se o auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros está em dia;
- Verifique a validade e conservação dos extintores de incêndio;
- Fique por dentro das obras em andamento, suas etapas e prazos de finalização;
- Converse com o zelador, saiba como é a rotina do prédio, quais são as reclamações e os problemas mais recorrentes;
- Tenha acesso às plantas elétricas e hidráulicas do condomínio. Dessa forma, poderá auxiliar quando um morador precisar fazer reforma;
- Tire fotos das áreas comuns do empreendimento para mostrar quando necessário em reuniões de condomínio;
- Conheça todos os equipamentos de segurança contra invasões no local, para que possa sempre aprimorar esses itens.
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