Para um condomínio funcionar como se deve, ele precisa seguir alguns procedimentos que fazem todo sentido dentro das empresas. Um deles é a previsão orçamentária, uma obrigação do síndico e do conselho fiscal que precisa ser cumprida ao final de cada ano. Esta atividade é muito importante, porque faz parte do planejamento e garante que todas as necessidades serão atendidas, sem comprometer a saúde financeira do condomínio. Hoje vamos dar 10 dicas sobre como fazer um bom orçamento de condomínio. Acompanhe!
10 dicas para o síndico fazer a previsão orçamentária do condomínio:
1. Quando fazer?
A previsão orçamentária deve ser feita em meados de outubro ou novembro, para o ano seguinte.
Ela é fundamental para você para fazer uma gestão de sucesso, pagando todas as contas e realizando as obras necessárias. Tudo isso gastando somente o que pode ser gasto e mantendo o fluxo de caixa do seu condomínio.
2. Por onde começar?
Primeiramente, faça uma análise criteriosa de quais são os gastos previstos para o novo ano que se aproxima. Isto pode ser feito tomando como base as despesas que o condomínio teve no ano atual.
Entre elas, devem constar, por exemplo, os custos com água, luz, telefones, manutenções dos elevadores, portões automáticos, interfones, equipamentos de ginástica, piscina, jardins e de antenas coletivas, recargas de extintores, seguros, impostos, conservação, materiais de escritório e de limpeza, uniformes, equipamentos de segurança e folha de pagamento dos funcionários – incluindo-se aí: férias, 13º salário e eventuais rescisões contratuais de trabalho.
3. Estabeleça as receitas
Estabeleça os valores fixos que os condôminos terão que pagar mensalmente, ou seja, as taxas de condomínio. Estas serão as receitas no seu orçamento.
Isto feito, basta emitir os boletos, entregá-los a cada um e, claro, controlar os pagamentos durante o ano todo.
4. Use uma planilha
Coloque todos este levantamento, de preferência em uma planilha de Excel, que garante uma listagem bem feita e soma e divide automaticamente, quando utilizada com as devidas fórmulas.
5. Troque ideias
Consulte um contador ou administradora para garantir que todos os itens a serem considerados foram lembrados.
Você também pode trocar ideias e informações com síndicos de prédios vizinhos. Neste caso, a experiência de um enriquece a do outro. Procure por edifícios de porte similar ao seu.
Entenda tudo sobre o assunto:
- Contabilidade de condomínio: como fazer e quem é o responsável?
- Administradora de condomínios: o que ela faz?
6. Lembre da inflação e dos reajustes
Não se esqueça de incluir a inflação do período, calcular os reajustes salariais dos funcionários e levar em conta os aumentos dos contratos com prestadores de serviço.
7. Considere as inadimplências
Avalie ainda, os casos de inadimplência do ano em vigência. Possivelmente terá o mesmo número de casos no ano seguinte.
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8. Deixe margem para os imprevistos
Depois de tudo somado, considere uma margem de sobra (verba entre 5% e 10% do total do orçamento).
Imprevistos sempre acontecem e você não estará descoberto para pagar consertos de vazamentos inesperados ou substituição de algum equipamento, por exemplo.
9. Planeje as obras
Pense nos investimentos que serão necessários. Quais as obras que precisarão ser realizadas no ano que vem? Mesmo que você não vá realizá-las agora, já faça três orçamentos para você ter poder fazer um cálculo estimado de quanto será gasto.
10. Apresente a previsão orçamentária aos condôminos
Quando tudo estiver pronto, é hora de apresentar o orçamento do condomínio para discussão e aprovação em assembleia geral.
Fundo de reserva: Entra ou não no orçamento de condomínio?
Vale lembrar que, além de tudo que foi exposto até agora, um fundo de reserva também pode ser provisionado no orçamento. Trata-se daquela arrecadação que pode ou não estar prevista na Convenção. Pesquise se está ou não. Se estiver, essas parcelas devem ser pagas por cada um dos proprietários das unidades condominiais.
Se o fundo de reserva for fixado e aprovado juntamente com o orçamento do condomínio, cabe ao síndico fazer a melhor aplicação financeira que encontrar no mercado e aprovar no conselho consultivo ou na assembleia geral. Já para utilizar o fundo de reserva – por exemplo, para pagamento de despesas emergenciais não previstas no orçamento -, será necessária a aprovação dos condôminos.
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