Como criar um canal de comunicação no condomínio que funcione


Muitas vezes os condôminos evitam se candidatar ao cargo de síndico, pois acreditam que serão importunados a toda hora, seja pessoalmente, por interfone ou telefone. Afinal, são muitas as solicitações ou reclamações das mais variadas ordens.

Mas é importante saber que com o avanço da tecnologia, as formas de comunicação no condomínio se multiplicaram, sendo que muitos dessas inoportunas situações podem ser evitadas. Há vários meios de informativos no condomínio que aperfeiçoam a comunicação entre síndicos e condôminos e contribuem para que todos tenham uma convivência mais tranquila.

 

Canais de comunicação que funcionam em condomínios

Sendo assim, é importante que seja estabelecido quais canais de comunicação serão escolhidos para uma relação saudável entre moradores e o síndico. Quanto mais fácil essa comunicação, menor será o tempo que o síndico vai gastar para entender e solucionar a demanda.

 

O ideal é que já na eleição do síndico estejam estabelecidos os diversos meios que todos se utilizarão para comunicarem-se. É fundamental, também, que as formas de comunicação não gerem constrangimento, nem incômodo, para nenhuma das partes envolvidas. Abaixo, relacionamos algumas ideias de formas de comunicação no condomínio:

 

  • O bom e velho livro de ocorrências

Um dos mais tradicionais métodos, o livro de ocorrências físico pode e deve ficar sempre à disposição na portaria do edifício.

Ali podem ser registradas todas as reclamações, sugestões, críticas, seja por quem se sente incomodado ou para aqueles que se acham supridos de seus direitos. Tudo fica registrado para que o síndico tenha ciência e possa ser consultado a qualquer época.

Saiba mais:

 

  • Site do condomínio

Mais atual e também importante, é importante que o condomínio mantenha um site, para que nele possam constar todas as informações inerentes ao mesmo, como a convenção do condomínio, regimento interno, cadastro dos condôminos, plantas das redes elétrica e hidráulica, inscrição do CNPJ, relação de empregados, AVCB (auto de vistoria do corpo de bombeiros), RIA (Relatório de Inspeção Anual) dos elevadores e muitos outros dados próprios de cada condomínio.

 

  • Troca de e-mails

Juntamente com o site, e-mails podem ser trocados entre os condôminos, o síndico e a administradora, para que desta forma possa haver um constante relacionamento sobre os temas referentes ao condomínio em questão.

 

  • Circulares impressas

Em se tratando de comunicados pessoais, advertências, convocações para assembleias, atas das reuniões e outras comunicação mais formais, ainda é recomendável o envio de cartas com protocolos, ficando assim registrado a aceitação por parte do destinatário. Precisamos lembrar, também, que todo condomínio tem pessoas mais idosas que não usam computador e internet, e precisam ser informadas de tudo.

 

  • Redes sociais

comunicação no condomínio síndico

Com a crescente disseminação de redes sociais, cada vez mais os síndicos dos condomínios têm adotado também o uso de Whatsapp, Facebook, Twitter, etc., como mais uma forma de comunicação. Mas, nesse caso, é preciso lembrar que esses tipos de contatos podem se tornar públicos. E nem sempre isso é seguro.

Importante destacar que é preferível que o síndico crie um grupo “oficial” nas redes sociais, aos moradores criarem grupos paralelos, sem a participação do síndico, ou sem convidar outros condôminos. Isso evita ruídos na comunicação, circulação de notícias falsas ou informações errôneas, e permite maior transparência.

 

  • Impressos em pontos estratégicos

Os informativos no condomínio mais corriqueiros, como por exemplo um aviso de falta de água programada ou por motivo de limpeza das caixas d’água ou uma interrupção de energia programada para conservação da rede, podem ser afixados nas áreas comuns. Portas de entrada e saída e elevadores  são opções para que todos tomem conhecimento e colaborem. Outra alternativa pode ser um quadro de avisos no hall de espera dos elevadores e também nas garagens.

 

Todas essas formas de comunicação no condomínio, principalmente quando partem do síndico, devem obedecer uma certa periodicidade. Fique atento aos assuntos regulares e siga uma certa uniformidade, constando clara e objetivamente os assuntos a serem tratados, de forma a alcançarem plenamente o entendimento dos condôminos.

 

Para acompanhar outros artigos que melhoram a vida nos condomínios, siga nossa página no Facebook!