O certificado digital para condomínios é obrigatório desde junho de 2013, quando venceu o prazo final para emissão. A verdade é que nem todos os síndicos sabem dessa obrigatoriedade, e é possível ver muitos condomínios sem a certificação digital. Por isso, abordamos os principais pontos sobre o tema. Acompanhe!
O que é e para que serve o certificado digital?
Certificado digital é uma espécie de identidade virtual de pessoa física ou jurídica no meio eletrônico. A partir dessa identificação, a pessoa consegue realizar diversos serviços sem a necessidade de estar presente fisicamente. Isso agiliza os processos, reduz custos e promove a sustentabilidade, principalmente porque o uso de papel diminuiu bastante com a certificação.
Ele funciona garantindo autenticidade, confidencialidade e integridade das informações transmitidas nas operações realizadas por meio dele. Um exemplo de uso comum do certificado digital é a emissão de nota fiscal eletrônica, por exemplo.
O certificado digital para condomínios serve para o síndico ou administradora ter acesso ao canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal, e enviar dados de seus funcionários. Em especial, informações sobre FGTS, INSS, RAIS e outras obrigações trabalhistas.
Mesmo se o condomínio não possui funcionários, a certificação digital é importante, já que o usuário de RPA (recibo de pagamento de autônomos) deve utilizar o “Conectividade Social” para transmitir dados.
Como o síndico deve proceder para obtê-lo?
Para obter o certificado digital para condomínios, o síndico deve seguir alguns passos simples.
- Escolha uma das Autoridades Certificadoras da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas), que é o órgão responsável por regular a certificação digital no Brasil.
- Solicite na Autoridade Certificadora (AR) o certificado digital de pessoa jurídica, que pode ser do tipo A1 (armazenado no computador) ou A3 (armazenado em cartão ou token criptográfico);
- Agende um dia e horário de comparecimento à Autoridade de Registro da AR para validar os dados preenchidos na solicitação. Neste dia, o síndico deverá levar alguns documentos obrigatórios e passará pelo cadastro de biometria (coleta de biografia facial e de digitais).
- Após a verificação dos documentos e confirmação da identidade do síndico na AR, o certificado já estará pronto.
Os documentos necessários são: instituição do condomínio (disponível no cartório de imóveis), especificação do condomínio (documento feito quando a construtora projeta o condomínio), convenção do condomínio, cartão de CNPJ do condomínio, ata de eleição do síndico, RG e CPF do síndico (ou CNH) e comprovante de residência.
Se o condomínio foi construído antes de 1964 e não possui convenção, a certificação pode ser feita com a matrícula-mãe do empreendimento.
O que pode acontecer se o condomínio não tiver o certificado?
O certificado digital para condomínios serve para transmitir dados referentes às obrigações perante a Receita Federal e a Caixa Econômica. Se o síndico não obter a certificação, não repassará dados importantes sobre seus funcionários, o que pode deixar o condomínio suscetível a processos trabalhistas e multas do Ministério do Trabalho.
Ao adquirir um certificado digital para condomínios, um bom síndico dá um importante passo para estar em dia com a legislação trabalhista. Além disso, possibilita um controle eficaz sobre as contribuições dos funcionários e a observância de seus direitos.
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