Como nas empresas, também nos condomínios, toda reunião deve ser registrada, formalizada e divulgada. É o que chamamos de ata da reunião. No nosso caso aqui, vamos falar da importância da ata de eleição do síndico.
E mais, explicaremos como fazer e o que não deve ser esquecido.
Ata de eleição do síndico: Por que é tão importante?
Esta ata é valiosa para questões práticas sem as quais o eleito não pode nem abrir uma conta bancária em nome do condomínio, firmar contratos com prestadores de serviços ou representar o condomínio judicialmente, só para citar algumas.
Aliás, este documento deve ser feito não somente nas reuniões de condomínio, mas também nas assembleias de forma que todos os presentes saibam o que foi tratado.
Porque, por melhor que sejam conduzidos os assuntos, pode haver alguma divergência ou dúvida e, assim, a informação fica à disposição a qualquer tempo ou em alguma necessidade específica para a tomada de decisão mais acertada.
Só isso já justificaria sua importância, não é mesmo?
Mas, afinal, o que é esta ata de eleição do síndico?
A ata de eleição do síndico é um registro escrito sobre todos os temas debatidos na assembleia que o elege.
Quando começa a reunião são escolhidos o presidente e o secretário, que é o responsável pela transcrição da ata.
É uma função de muita responsabilidade porque requer muita concentração e nenhum detalhe pode passar despercebido.
A assembleia é sempre convocada para temas específicos.
Ou seja, quem deve participar já sabe ao receber o convite que a “Ordem do Dia” será a eleição do novo síndico.
Claro que todas as reuniões e demais assembleias também são importantes.
Mas esta é fundamental, já que decide quem vai receber a incumbência legal de representar o condomínio.
Como sabemos, o síndico é o principal responsável por diversas atividades como manter a ordem, a disciplina e a segurança do condomínio.
Além de tratar com todos os funcionários e se comunicar bem e regularmente com a administradora, conselhos, proprietários e moradores das unidades.
Ata de síndico: Como fazer e o que deve constar?
- Primeiramente vem a data, o local e o horário de início e fim da assembleia;
- A seguir, a lista de presença assinada por todos os participantes. No caso de alguém estar representando um proprietário de unidade, deve apresentar a procuração do mesmo;
- Após a leitura da ata anterior e respostas para eventuais dúvidas, anota-se sua aprovação;
- Começa então a leitura da “Ordem do Dia”. Neste caso das informações relacionadas à eleição do síndico, conforme já deve ter sido especificado na convocação;
- Discute-se aqui também o período em que o eleito ficará na função – geralmente de dois anos e podendo ser renovado em assembleia geral ordinária ao fim da gestão;
- Depois são colocados os nomes dos candidatos e breve perfil e parte-se para votação em si, contagem dos votos para este ou aquele candidato e deliberação do vencedor;
- Para resguardar todos os envolvidos, a ata deve descrever detalhadamente as tarefas que estão sendo delegadas ao eleito;
- Deve constar ainda da ata, os prazos para determinadas ações e quem são os responsáveis por executá-las;
- Parte-se, então para o encerramento da assembleia e no dia seguinte, registra-se a ata em cartório.
Compromissos assumidos
Uma vez eleito, o síndico deve assumir vários compromissos e tratar de assuntos legais com a mesma desenvoltura e ética.
É ele que supervisiona as entradas, saídas e todas as demais movimentações de valores financeiros e ainda representa o condomínio em autarquias e processos judiciais, como já dissemos.
Sendo assim, a ata que o elegeu como síndico tem que estar válida durante todo o seu mandato.
Os trâmites não terminam por aí.
Ao final da validade da gestão, o síndico faz a prestação de contas, discriminando as obras e atividades realizadas, analisando a receita e as despesas e informando o saldo em caixa.
Tudo isso demonstrado por comprovantes.
Compartilhe