Uma boa gestão financeira passa pelo controle da conta bancária do condomínio. A separação dos recursos em uma conta é uma das práticas que o síndico ou administradora deve ter como prioridade, para demonstrar transparência e ganhar a confiança dos condôminos.
Veja os principais pontos sobre a conta bancária do condomínio!
Como abrir uma conta bancária do condomínio?
O síndico, para abrir uma conta bancária do condomínio, precisará apresentar alguns documentos na instituição bancária de sua preferência.
Em geral, são solicitados os seguintes documentos:
- Cópia da convenção de condomínio (registrada em cartório);
- Ata de eleição do síndico atual (registrada em cartório);
- Estatuto social (registrado em cartório);
- Cartão do CNPJ;
- Dados dos responsáveis legais (identidade, CPF e comprovante de endereço), ou seja, do síndico e das demais pessoas que terão poder para movimentar a conta.
Quem é o responsável por administrá-la?
A conta bancária será aberta em nome do condomínio. Exatamente como acontece com qualquer empresa, o representante da pessoa jurídica é quem poderá administrá-la e movimentá-la.
A Assembleia de condôminos, por meio da ata de reunião, determinará os poderes de acesso à conta, podendo conferi-los à administradora, além de determinar o valor que o síndico pode movimentar e as operações que pode efetuar livremente, sem a necessidade de uma assinatura complementar (de um conselheiro fiscal, por exemplo).
A assembleia pode, por exemplo, fixar que todas as ações serão feitas com assinatura conjunta.
Além disso, o banco registra o período do mandato atual do síndico.
A partir do vencimento do mandato, os cheques são devolvidos, pois se presume que já há outro responsável pelo condomínio.
O ideal, portanto, é eleger um síndico antes da data final do mandato anterior e apresentar ao banco a nova ata, para que a conta não fique impossibilitada de ser movimentada.
Há apenas uma exceção: as transações online, efetuadas por internet banking, continuam sendo feitas mesmo com o mandato vencido.
Para evitar qualquer fraude, é precisa regularizar a situação.
O que é conta pool?
A conta pool é uma conta bancária que possui os recursos financeiros de vários condomínios de uma administradora.
Essa prática tem se tornado comum, porque reduz os gastos com as taxas bancárias, agiliza as operações por parte da administradora e desburocratiza a gestão financeira.
Em contrapartida, o risco de fraude aumenta, pois se torna impossível efetuar um controle das movimentações de recursos pelo extrato bancário, restando ao síndico confiar no relatório passado pela administradora.
Nesse caso, é preciso ficar atento à transparência e à lisura na prestação de contas, para ver se os recursos arrecadados são coerentes com as contas.
O que é conta vinculada?
A conta vinculada é uma conta bancária do condomínio exclusiva, em que há apenas os recursos de determinado condomínio.
Seu benefício maior é ter mais controle sobre as movimentações financeiras. Porém, gera mais trabalho e mais gasto com as taxas bancárias, o que pode encarecer um eventual contrato com a administradora.
Como dito anteriormente, a assembleia pode conferir poderes ao síndico e a terceiros (administradoras, conselheiro fiscal) para praticar atos como assinar e emitir cheques.
Para combater possíveis fraudes, é interessante tornar obrigatória a assinatura de mais de um responsável.
O síndico ou responsável, ao abrir uma conta bancária do condomínio, deve tentar separar os recursos financeiros, em especial os destinados a despesas ordinárias e extraordinárias.
É muito comum que administradoras optem por deixar a receita ordinária em uma conta pool e a receita extraordinária na conta vinculada.
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